N°

Domaines

d'activités

TÂCHES

Structures/personnes

Année 2014

Trim 1

Janv 2015

Trim 2

Avril 2015

Trim 3

Juill 2015

Trim 4

Oct 2015

Trim 5

Janv 2016

Trim 6

Avril 2016

Trim 7

Juill 2016

Responsables

Impliquées

0

Pré requis à stabiliser

Choix du site de Dogbo pour la tenue de la RIDEF ; Elaboration du budget prévisionnel, Ouverture du compte de la RIDEF, détermination du Thème

ABEM

CTAP, FIMEM, Sylviane

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1

 Appui technique à la préparation

Séance de travail avec l’ABEM

ABEM

Sylviane

X

Séance de travail avec la Commission Principale

X

Séance  de travail avec les différentes Commissions

X

Visite des différentes cellules de l’ABEM et aux Maires des localités de ces cellules

X

Visite du site de l’ENI et entretien avec les autorités de l’ENI

X

2

Formalités administratives

Correspondances vers le MEMP

Commission Principale

Commission Information /communication

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X

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X

X

Communication en Conseil des Ministres

X

Lettres aux ministres concernés, à la CNBU, à l’UAC, aux PTF, Ambassades et institutions

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X

3

Contacts à prendre

Les responsables du Ministère du tourisme

Commission Principale

Christophe

Commission sécurité/ Pédagogie et exposition/

CTAP/

CSDS/

NFRE/CCom

X

Les autorités au niveau du MEMP

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L'ENI Dogbo

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Année 2014

Trim 1

Trim 2

Trim 3

Trim 4

Trim 5

Trim 6

Trim 7

Les Elus locaux et populations du Mono-Couffo

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X

X

X

X

Police, Gendarmerie, Sapeurs pompiers

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X

X

Les têtes couronnées, Religieux et Leaders d'opinion du Mono-Couffo

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X

X

Inspecteurs, Conseillers Pédagogiques, Directeurs d'Ecole et Enseignants normaliens

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X

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X

Syndicats des enseignants (voir le CTMDS)

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X

Les zémidjans du Mono-Couffo

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X

La météorologie

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X

La presse (radio, télé, journal, le Net, crieur public)

X

X

X

4

Entretien avec les Autorités

Rencontre et entretien avec les Ministres             

Commission Principale

CTAP / ABEM / ADC

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X

Rencontre du Préfet, du Maire de Dogbo, de Lokossa et du Président -2016 de l’ANCB

X

X

Audience au Palais de la République (voir le Ministre de l’époque et jouer sur les relations personnelles)

X

5

Les adresses utiles

Identification de Sponsors (ONG, opérateurs économiques, Associations, Entreprises publiques/Semi publiques et privées…)

Commission Principale

 Toutes les commissions

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X

6

Préparation Intellectuelle

Elaboration, discussion et validation de la feuille de route                                                                

Commission Principale

X

Faire les comptes-rendus au MEMP (voir le DAC)

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X

Conception des lettres d’invitations, affiches et divers documents de travail nécessaires

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X

X

7

Réunions périodiques

Réunion trimestrielle (l’ABEM élargie au ministère et toutes les compétences impliquées par le CTAP)                                                                                                                                      

Commission Principale

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Réunion avec l'ABEM

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XXX

XXX

XXX

Réunion avec les prestataires identifiés

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Réunion avec le SGM, les directeurs centraux, les DDEMP et le Cabinet du Ministre

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X

Séance de travail avec le D/ENI Dogbo

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X

8

Sélection des mets

Contact avec les services traiteurs identifiés

Commission Principale

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Identification des différents menus : repas, fruits, boissons, liqueurs, desserts et friandises

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9

Exploration des lieux

Visite du site de Dogbo (disponibilité et confort)                                 

Commission Principale

Commission accueil / Hébergement

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X

Visite des hôtels pressentis (disponibilité de chambres, de véhicule navette, sécurité et confort)

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X

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X

10

Aménagement du territoire

La voie Cotonou-Lokossa-Dogbo                                                                           

MTPT

Commissions: Générale, Santé et Hygiène, Mairie de Dogbo, Préfet, le CA

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La voie du centre-ville de Dogbo à l'ENI Dogbo

X

L’intérieur et les alentours de l'ENI

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X

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X

Les salles de conférence, salle de cours et dortoirs

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X

X

11

Gestion des conflits éventuels

Conflits avec les prestataires   de service                                           

Commission Principale

Commission Sécurité

X

Conflits avec les normaliens

X

Conflits avec les conducteurs bus et zémidjans

X

Conflits avec les participants à la RIDEF

X

Conflits éventuels avec les Autorités locales et centrales (questions de calendrier, d’itinéraire, de susceptibilité, de prééminence, d’intérêts publics)

X

Année 2014

Trim 1

Trim 2

Trim 3

Trim 4

Trim 5

Trim 6

Trim 7

12

Recherche de financement

Financement  de la FIEMEM                                   

Commission Principale

CTPS /

CTAP /

ADC /

DPP

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Financement de l’Etat Béninois

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Financement  des Personnes Extérieures

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Contribution des autorités locales et des populations d'accueil

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Financement  des ONG et Associations

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13

Recherche de partenariat

Partenariat avec la SOBEBRA, l’OPT, la SBEE, la SONEB, les GSM (MTN, Glo, Moov, BBCom, Libercom),

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14

Productions intellectuelle

Identification des personnes à Distinguer

Commission générale

Commission Pédagogique et Exposition

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Identification des thèmes des fora

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X

Identification des communicateurs

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Ouverture du registre d'inscription pour animation des ateliers

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X

Elaboration des thèmes (ateliers longs et ateliers courts)

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Censure et validation des communications élaborées et à présenter

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Créer les archives pour la RIDEF

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X

Mobilisation de carte de géographie et de carte touristique (à mettre sur le site et pour la post RIDEF)

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X

Réaliser un dépliant de toutes les informations utiles sur le Bénin à publier sur le site RIDEF

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X

Elaboration du discours d’ouverture et de clôture pour le Ministre impliqué dans la RIDEF

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Année 2014

Trim 1

Trim 2

Trim 3

Trim 4

Trim 5

Trim 6

Trim 7

15

Organisation matérielle et logistique

Confection de draps de lit

Commission Générale

Commissions: Accueil et inscription, Restauration, Déplacement navette, Matériel, Sécurité, Solidarité, Hébergement, Information/Communication.

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Confection de tee-shirt et de badges

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Confection de sacs ou de cartables

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Réalisation de timbres à l'effigie du logo de la RIDEF

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Recherche de bus pour transport en commun

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Point du matériel à utiliser pour la RIDEF

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Préparation des invitations

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Organisation de l’accueil des invités

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Hébergement  et Restauration des invités

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X

Mobilisation d’informaticien, de maintenancier, vidéo projecteurs,  de fournitures de bureau, d’ordinateurs, d’un secrétariat permanent.                                                                                                              

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Inscription sur la liste des participants

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Installation d’infirmerie sur le site

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Organisation et encadrement des excursions au cours de la RIDEF (négocier prix et calendrier)

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16

Organisation du  lancement officiel de la RIDEF 2016

retenir les autorités à inviter puis, négocier  et obtenir l’accord de la présence effective des autorités à la cérémonie

FIMEM

Commission Générale

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le traitement des autorités et leurs suites

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les discours officiels à présenter

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les honneurs de civilité et de prééminence

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le cocktail du lancement

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la couverture médiatique du lancement

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17

L’ambiance sur le site du village de la RIDEF

Démonstration des artistes locaux (musiciens, décorateurs, comédiens, chorégraphes, peintres, dessinateurs…

Commission principale

Toutes les commissions

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Installation de la buvette de la RIDEF

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Installation de la pâtisserie de la RIDEF

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Animation du journal de la RIDEF

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Les interprètes traducteurs de la RIDEF (Français, Anglais, Espagnol, Adjagbe et Fongbe)

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Le Protocole et l’imprésario principal de la RIDEF

X

Les scouts ou les normaliens comme guides

X

Organisation du repas coopératif

X

X

Nationaux et étrangers profitent de l’opportunité pour créer des contacts, nouer des amitiés, rechercher des partenariats

X

18

Actions envers les participants extérieurs

Fixer les frais d’inscription en tenant compte des pays A, B et C ;

Commission principale

Toutes les commissions

X

Expliciter tous les symboles et numéro de la banque choisie pour faciliter les transferts d'argent aux internationaux

X

L’utilisation du site d’Italie pour l’organisation de la RIDEF du Bénin

Actualiser au besoin la programmation de la post-RIDEF ;

Etre en contact permanent avec la FIMEM, la CAMEM, le CA de la FIMEM

X

Demander aux différentes délégations d’apporter des affiches pour décoration du site

Prendre contact avec le Ministère des Affaires Etrangères béninois pour avoir la liste des pays qui ont besoin de visa d’entrée au Bénin

X

X

19

Rapports avec le siège

Ecrire à la présidente et au CA de la FIMEM une lettre pour lui annoncer officiellement que le Bénin organise la RIDEF de 2016 puis demander son soutien.

Commission principale

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Préparer des dossiers, avec des rapports de toutes les réunions. Ces rapports doivent être envoyés à toutes les commissions.

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20

Gestion financière

 Créer une souscription de solidarité

Commission principale

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Chercher les fonds pour l'organisation ;

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Remarque : Pour les appuis que la banque peut nous apporter dans l'organisation de la RIDEF, le Chef d'agence a demandé d'écrire une demande à laquelle nous allons joindre un support vidéo qu'on va adresser au responsable marketing.

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21

Tout le monde pour la RIDEF 2016

Attribuer les rôles aux différents membres du mouvement pour faciliter la réalisation et la réussite de l'organisation pratique;

Commission principale

Toutes les commissions

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Tous les documents qui arrivent pour l’un des membres de la commission principale doit automatiquement être envoyés aux autres.

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22

Des petits gestes utiles qui peuvent échapper

Faire un recensement du matériel à utiliser pour chaque atelier;

Commission principale

CTAP / CNBU

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Définir les sigles : FIMEM, RIDEF et autres

Suite aux analyses, certains ateliers sont indispensables dont les ateliers des enfants, l'atelier sur les techniques Freinet, l'atelier
du journal.

Négocier avec l'ENI la préparation d’une exposition sur son fonctionnement.

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Télécharger le formulaire de patronage de l'UNESCO avec leur logo et les mettre sur tous les documents ;

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23

Organisation du retour de la RIDEF

Mobiliser les bus et véhicules à l’heure

Commission principale

Toutes les commissions

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Suivre de près la fin de séjour dans les hôtels

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Veiller sur la sécurité des bagages de tous

X

 Assister les participants dans les petits achats au marché

X

Offrir un dîner final et une soirée dansante

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24

La Post RIDEF

 Déterminer les candidats, proposer le menu, organiser les sorties touristiques avec les spécialistes (Ganvié, Ouidah, Abomey, Pendjari,  Porto-Novo, , Tanougou, parc du W…)

Commission principale

 Commission Post RIDEF

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Année 2014

Trim 1

Trim 2

Trim 3

Trim 4

Trim 5

Trim 6

Trim 7

25

Au lendemain de la RIDEF

Le rangement sur les lieux

Commission principale

Toutes les commissions

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Le règlement des contentieux et conflits éventuels (oublis, pertes, vols, objets abîmés)

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La résiliation de tous les contrats des prestataires de services impliqués

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Les civilités de remerciements et d’hommages aux  participants à leur retour du Bénin

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Les comptes rendus aux autorités centrales du Ministère et de la Présidence

X 

L’avenir du projet de construction du centre de formation panafricain de la Pédagogie Freinet  plaidé en Italie (un espoir pour les enseignants au Bénin en vue de la promotion de la pédagogie Freinet)

X

Assurer le départ des derniers voyageurs allés en tourisme dans le cadre de la post RIDEF

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Comment alimenter et dynamiser les nouveaux partenariats, les amitiés, les promesses ?

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Organiser un atelier national de réflexion sur l’avenir de la pédagogie Freinet au Bénin après la RIDEF

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